Una visita pot deixar diverses feines pendents: comprovar una autorització, cobrar al pacient, presentar l’acte a la mútua i liquidar la part del professional. Si tot es resumeix en un únic estat de pagat, l’equip perd la diferència entre atenció realitzada, import presentat i diners rebuts.
Aquesta guia proposa un seguiment administratiu amb un cas de fisioteràpia i xifres fictícies. Els acords, tarifes, documents i impostos depenen del centre i de cada contracte. L’objectiu de l’exemple és entendre el recorregut i les comprovacions, no fixar condicions comercials ni substituir la revisió comptable.
1. Comprova l’autorització abans de consumir sessions
Identifica pacient, entitat, referència d’autorització, tractament, sessions autoritzades i període de validesa quan correspongui. No facis servir només una nota lliure a la fitxa: l’equip necessita distingir què està disponible, què s’ha utilitzat i què està pendent de confirmar amb l’entitat.
Defineix què passa si l’autorització caduca, s’esgota o no coincideix amb el servei reservat. L’excepció ha de quedar visible perquè recepció la resolgui amb el circuit del centre. Una cita prevista no hauria de descomptar una sessió com si ja s’hagués realitzat.
2. Conserva la tarifa que correspon a cada acte
Una entitat pot tenir tarifes diferents per servei i període. Relaciona l’acte amb la tarifa utilitzada i conserva els imports calculats en registrar-lo. Si l’acord canvia el mes següent, no hauria d’alterar silenciosament allò que es va presentar o cobrar al període anterior.
En el nostre exemple, cada sessió té un import total de 35 euros: 30 a càrrec de la mútua i 5 de copagament. És una distribució inventada per a la prova. En revisar la visita, totes dues parts han de sumar el mateix total i mantenir separat qui ha de pagar cada quantitat.
3. Registra la visita una sola vegada
En marcar la sessió com a realitzada, el sistema pot preparar el consum d’autorització i l’acte econòmic associat. Si una persona prem dues vegades o torna a desar la cita, no hauria de crear dos actes ni consumir dues sessions. Aquesta comprovació mereix una prova específica amb el mateix exemple.
Si es corregeix una visita marcada per error, evita esborrar moviments sense explicació. El centre necessita definir com revertir el consum i corregir els imports, conservant-ne el motiu. Una absència i una cancel·lació tenen el seu propi recorregut; no s’han de confondre amb una prestació completada.
4. Separa presentació, rebuig i cobrament
Preparar una relació d’actes no equival a cobrar-la. Distingeix allò pendent de presentar, allò presentat, allò rebutjat i allò cobrat. Desa les referències del lot i la resposta rebuda perquè administració pugui localitzar per què un acte no ha entrat al pagament.
Davant d’un rebuig, assigna responsable, motiu i acció següent: revisar l’autorització, corregir una dada o consultar amb l’entitat. Tornar a presentar l’acte no crea una segona visita. Quan arribi un abonament, relaciona l’import amb els actes corresponents i deixa visible qualsevol diferència pendent.
5. Exemple: tres sessions i un rebuig
L’Ana fa tres sessions: el total és de 105 euros. Abona els tres copagaments, 15 euros, i queden 90 a càrrec de la mútua. L’entitat paga dos actes, 60 euros, i rebutja el tercer per una referència pendent de corregir. La clínica ha rebut 75 euros i manté 30 pendents.
El panell hauria de permetre arribar des d’aquests 30 euros fins a la sessió i la incidència. Marcar les tres visites com a realitzades continua sent correcte; marcar tots els imports com a cobrats no ho seria. Recepció veu el copagament resolt i administració veu el deute de l’entitat, sense reclamar de nou els 5 euros al pacient.
6. Explica el càlcul de la liquidació professional
La clínica i el professional han d’acordar si la liquidació es calcula sobre actes realitzats, imports facturats o imports cobrats, i quins conceptes hi entren. El percentatge aïllat no explica la base. Cada liquidació hauria de mostrar període, actes inclosos, quantitats, ajustos i estat de revisió o pagament.
Per simplificar l’exemple, pactem un 60 % dels 35 euros per acte i liquidem només els actes completament cobrats. Són 21 euros per sessió per al professional i 14 per a la clínica, abans d’altres costos i impostos. Les dues sessions cobrades generen 42 euros de liquidació; la tercera queda pendent.
7. Tanca el període amb una llista d’excepcions
Abans de tancar, revisa actes sense tarifa, autoritzacions esgotades, copagaments pendents, rebutjos i cobraments sense assignar. Una xifra global no substitueix aquesta llista. Cada excepció necessita una persona responsable i una data de revisió perquè el problema no reaparegui sense context el mes següent.
La demo de Clinicdesk permet recórrer actes, autoritzacions, copagaments i liquidacions amb imports ficticis. No presenta factures a asseguradores ni connecta amb bancs. Per a una implantació, cal contrastar formats, contractes, fiscalitat i integracions amb les entitats i els professionals que els hagin d’utilitzar.
Per aplicar-ho al teu centre
- Proveu una autorització amb sessions disponibles i una altra d’esgotada.
- Comproveu que repetir l’acció no duplica l’acte.
- Separeu copagaments, saldos d’entitats i cobraments rebuts.
- Assigneu un responsable a cada rebuig.
- Deixeu escrita la base de la liquidació professional.
Preguntes freqüents
No. Mostra el seguiment administratiu amb dades fictícies. La presentació d’actes i la recepció de respostes requereixen acordar i configurar una integració específica amb cada entitat.
No necessàriament. La base i el moment de la liquidació depenen de l’acord. L’exemple fa servir actes completament cobrats perquè s’entengui el càlcul, no com una regla per a tots els centres.