A les nou, una pacient demana canviar la sessió, un professional avisa que arribarà tard i una altra persona pregunta si hi ha un espai a la tarda. Si cada petició queda en un xat diferent, recepció ha de reconstruir l’agenda abans de respondre.
La solució comença per acordar què significa una reserva i com es modifica. Aquesta guia proposa un circuit per a una clínica petita o multidisciplinària. Els noms i horaris dels exemples són ficticis; els pots fer servir per assajar el procés amb el teu equip.
1. Defineix què necessita una reserva completa
Un nom i una hora no són suficients. Relaciona la cita amb el pacient, el tractament o motiu administratiu, el professional, la durada i la sala quan calgui. Afegeix un estat i un responsable perquè una altra persona pugui continuar la feina sense preguntar qui se n’encarregava.
Evita escriure informació clínica sensible al títol visible de l’agenda. Recepció acostuma a necessitar identificar la visita i els recursos, no llegir tota l’evolució. Acordeu quins camps es mostren a cada vista i quina informació consulta només el professional que atén.
2. Comprova persones, sales i durada
L’espai ha d’existir per a tots els recursos necessaris. Una sala lliure no resol que el professional tingui una altra cita, i un professional disponible no resol que la cabina estigui ocupada. Defineix també els bloquejos per vacances, reunions i tasques que requereixen temps entre visites.
Una primera visita pot tenir una durada diferent d’una sessió de seguiment. Fes servir tipus de cita amb temps acordats pel centre i comprova les sèries completes abans de reservar-les. Si una de sis sessions coincideix amb un bloqueig, mostra el conflicte concret abans de confirmar la sèrie.
3. Separa petició, confirmació i assistència
Una consulta per WhatsApp encara pot ser una petició d’informació. La reserva pendent indica que l’espai està retingut segons la política del centre; la confirmació indica que s’ha completat el pas acordat amb el pacient. No facis servir el mateix estat per a les dues situacions.
Després de l’hora prevista, registra realitzada, cancel·lada o no presentada segons el que hagi passat. Una cita passada no demostra per si sola que s’hagi atès. Aquesta distinció ajuda a revisar bons, facturació i espais perduts sense convertir el calendari en una font de dades ambigües.
4. Reprograma sense crear una segona cita
Quan canviïs una visita, conserva la relació amb el pacient i el tractament, allibera els recursos anteriors i torna a validar els nous. Deixa constància del canvi i de qui l’ha de comunicar. Crear una reserva nova i oblidar cancel·lar l’anterior acostuma a produir recordatoris contradictoris.
Si el pacient demana un horari que no existeix, registra la preferència i una tasca de resposta. No confirmis una alternativa només per tancar la conversa. L’equip ha de poder distingir una proposta enviada d’una cita que el pacient ja ha acceptat.
5. Fes servir una llista d’espera amb preferències útils
Una llista de noms obliga a tornar a preguntar el mateix. Anota especialitat, professional si cal, franges acceptables i com contactar. Revisa primer la disponibilitat real i després ofereix l’espai. Fins que la persona l’accepti, l’estat continua sent una proposta.
Acordeu com evitar que dues persones de recepció ofereixin simultàniament el mateix espai. Pot ser una assignació temporal amb responsable i hora de revisió. Si no hi ha resposta, registra l’intent i continua segons la política del centre, sense donar la visita per acceptada.
6. Un canvi de cita, de principi a fi
L’Ana té fisioteràpia dimarts a les 10.30 amb la Marta, durant 45 minuts a la sala 2. Demana passar a dijous a la tarda. Recepció troba les 17.00, comprova professional i sala i li proposa aquest horari. L’Ana accepta; aleshores s’actualitza la reserva i queda lliure dimarts.
L’espai alliberat encaixa amb la preferència d’en Jordi a la llista d’espera. Una altra persona de l’equip veu qui està gestionant l’oferta i evita repetir-la. En acabar la sessió de dijous, la Marta marca la visita realitzada. A la demo de Clinicdesk, aquest pas consumeix una sessió del bo una sola vegada.
7. Revisa les excepcions cada setmana
Comença amb pocs indicadors que l’equip pugui explicar: cites pendents de confirmar, cancel·lacions, absències i reserves que requereixen resposta. Per comparar setmanes, fes servir el mateix període i les mateixes definicions. Un augment de cancel·lacions no explica per si sol la causa; revisa els motius registrats.
Prova primer el circuit amb cinc situacions: alta normal, solapament, canvi de sala, cancel·lació i sèrie parcialment incompatible. Si una companya que no ha preparat la prova entén què passa i què ha de fer, l’agenda està comunicant millor la feina. Després ajusteu els detalls amb la vostra activitat real.
Per aplicar-ho al teu centre
- Acordeu els tipus de cita i la durada abans d’obrir reserves.
- Designeu una persona responsable de cada petició pendent.
- Comproveu professional i sala en crear o moure una visita.
- Proveu que cancel·lar allibera l’espai i evita recordatoris antics.
- Reviseu les absències sense marcar-les automàticament com a realitzades.
Preguntes freqüents
Hi pot haver vistes individuals, però la disponibilitat hauria de partir de la mateixa informació compartida. Així recepció pot veure els recursos del centre i cada professional la seva jornada, sense mantenir calendaris que discrepin.
No. Permet explorar reserves, canvis i recordatoris amb dades fictícies. L’enviament per WhatsApp, SMS o correu requereix configurar els canals i el circuit de producció.