Una visita puede dejar varios trabajos pendientes: comprobar una autorización, cobrar al paciente, presentar el acto a la mutua y liquidar la parte del profesional. Si todo se resume en un único estado de pagado, el equipo pierde la diferencia entre atención realizada, importe presentado y dinero recibido.
Esta guía propone un seguimiento administrativo con un caso de fisioterapia y cifras ficticias. Los acuerdos, tarifas, documentos e impuestos dependen del centro y de cada contrato. El objetivo del ejemplo es entender el recorrido y sus comprobaciones, no fijar condiciones comerciales ni sustituir la revisión contable.
1. Comprueba la autorización antes de consumir sesiones
Identifica paciente, entidad, referencia de autorización, tratamiento, sesiones autorizadas y periodo de validez cuando corresponda. No uses solo una nota libre en la ficha: el equipo necesita distinguir qué está disponible, qué se ha utilizado y qué está pendiente de confirmar con la entidad.
Define qué ocurre si la autorización caduca, se agota o no coincide con el servicio reservado. La excepción debe quedar visible para que recepción la resuelva con el circuito del centro. Una cita prevista no debería descontar una sesión como si ya se hubiera realizado.
2. Conserva la tarifa que corresponde a cada acto
Una entidad puede tener tarifas distintas por servicio y periodo. Relaciona el acto con la tarifa utilizada y conserva los importes calculados al registrarlo. Si el acuerdo cambia el mes siguiente, no debería alterar silenciosamente lo que se presentó o cobró en el periodo anterior.
En nuestro ejemplo, cada sesión tiene un importe total de 35 euros: 30 a cargo de la mutua y 5 de copago. Es una distribución inventada para la prueba. Al revisar la visita, ambas partes deben sumar el mismo total y mantener separado quién debe pagar cada cantidad.
3. Registra la visita una sola vez
Al marcar la sesión como realizada, el sistema puede preparar el consumo de autorización y el acto económico asociado. Si una persona pulsa dos veces o vuelve a guardar la cita, no debería crear dos actos ni consumir dos sesiones. Esta comprobación merece una prueba específica con el mismo ejemplo.
Si se corrige una visita marcada por error, evita borrar movimientos sin explicación. El centro necesita definir cómo revertir el consumo y corregir los importes, conservando el motivo. Una ausencia y una cancelación tienen su propio recorrido; no deben confundirse con una prestación completada.
4. Separa presentación, rechazo y cobro
Preparar una relación de actos no equivale a cobrarla. Distingue lo pendiente de presentar, lo presentado, lo rechazado y lo cobrado. Guarda las referencias del lote y la respuesta recibida para que administración pueda localizar por qué un acto no ha entrado en el pago.
Ante un rechazo, asigna responsable, motivo y siguiente acción: revisar la autorización, corregir un dato o consultar con la entidad. Volver a presentar el acto no crea una segunda visita. Cuando llegue un abono, relaciona el importe con los actos correspondientes y deja visible cualquier diferencia pendiente.
5. Ejemplo: tres sesiones y un rechazo
Ana realiza tres sesiones: el total es 105 euros. Abona los tres copagos, 15 euros, y quedan 90 a cargo de la mutua. La entidad paga dos actos, 60 euros, y rechaza el tercero por una referencia pendiente de corregir. La clínica ha recibido 75 euros y mantiene 30 pendientes.
El panel debería permitir llegar desde esos 30 euros hasta la sesión y su incidencia. Marcar las tres visitas como realizadas sigue siendo correcto; marcar todos los importes como cobrados no lo sería. Recepción ve el copago resuelto y administración ve la deuda de la entidad, sin reclamar de nuevo los 5 euros al paciente.
6. Explica el cálculo de la liquidación profesional
La clínica y el profesional deben acordar si la liquidación se calcula sobre actos realizados, importes facturados o importes cobrados, y qué conceptos entran. El porcentaje aislado no explica la base. Cada liquidación debería mostrar periodo, actos incluidos, cantidades, ajustes y estado de revisión o pago.
Para simplificar el ejemplo, pactamos un 60 % de los 35 euros por acto y liquidamos solo los actos completamente cobrados. Son 21 euros por sesión para el profesional y 14 para la clínica, antes de otros costes e impuestos. Las dos sesiones cobradas generan 42 euros de liquidación; la tercera queda pendiente.
7. Cierra el periodo con una lista de excepciones
Antes de cerrar, revisa actos sin tarifa, autorizaciones agotadas, copagos pendientes, rechazos y cobros sin asignar. Una cifra global no sustituye esa lista. Cada excepción necesita una persona responsable y una fecha de revisión para que el problema no reaparezca sin contexto al mes siguiente.
La demo de Clinicdesk permite recorrer actos, autorizaciones, copagos y liquidaciones con importes ficticios. No presenta facturas a aseguradoras ni conecta con bancos. Para una implantación, hay que contrastar formatos, contratos, fiscalidad e integraciones con las entidades y los profesionales que vayan a utilizarlos.
Para aplicarlo en tu centro
- Probad una autorización con sesiones disponibles y otra agotada.
- Comprobad que repetir la acción no duplica el acto.
- Separad copagos, saldos de entidades y cobros recibidos.
- Asignad un responsable a cada rechazo.
- Dejad escrita la base de la liquidación profesional.
Preguntas frecuentes
No. Muestra el seguimiento administrativo con datos ficticios. La presentación de actos y la recepción de respuestas requieren acordar y configurar una integración específica con cada entidad.
No necesariamente. La base y el momento de la liquidación dependen del acuerdo. El ejemplo usa actos completamente cobrados para que se entienda el cálculo, no como una regla para todos los centros.